Planmatige acquisitie - een uitdaging van formaat #kvan10

Er is geen ontkomen aan na een tweet van Ingmario. Dus reageer ik op een presentatie die ik tijdens de afgelopen KVAN-dagen in Kerkrade heb bijgewoond.

Geert Luykx, werkzaam als plv. gemeentearchivaris en archiefinspecteur bij Rijckheyt in Heerlen gaf een presentatie over de manier waarop ze in Heerlen naar de acquisitie van particuliere archieven kijken.

De wettelijke verplichting zorgt voor een gestage groei van het aantal meters overheidsarchief in onze depots. Als archiefinstelling heb je ook een cultuur-historische taak. In de gemeentelijke archiefverordening van Heerlen staat daarover: "De Gemeentearchivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht."
Het is een nobel streven dat in de meeste gevallen vastloopt in goede bedoelingen. Zo hebben veel archiefdiensten allerlei archieven uit het netwerk van de archivaris en/of andere personeelsleden. Zonder dat daar een bepaald plan aan ten grondslag lag. Of de collectie particuliere archieven is opgebouwd uit wat er te hooi en te gras is afgeleverd bij het archief.
Los daarvan is het verwerven van archieven van particulieren een heikele zaak. Ten eerste bewaren particulieren geen archief ondat het moet, maar puur uit praktische overwegingen. Daar zit vaak geen enkel plan achter anders dan het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals bij de financiële administratie.
Op dat proces hebben archiefdiensten geen enkele invloed tenzij ze op voorhand bepalen welke particuliere archieven interessant zijn om te bewaren. Dan kun je gericht contact opnemen met die bedrijven, verenigingen, stichtingen etc. en er voor zorgen dat ze de juiste dingen op een verantwoorde manier gaan bewaren.

Om tot dat overzicht te komen zijn ze in Heerlen heel ver gegaan. Ik zeg nadrukkelijk niet: té ver. Het beeld dat Geert schetste was bijzonder aannemelijk en blonk uit door een zo objectief mogelijk uitgangspunt.

Hoe bepaal je welke archieven van belang kunnen zijn voor de geschiedenis van jouw plaats? Dat is bepaald geen sinecure. Het vereist een zorgvuldige analyse van de bedrijvigheid, het verenigingsleven en andere aspecten uit de plaatselijke samenleving en dat dan nog eens bekeken vanuit het historisch perspectief. Mogelijk zijn er al instellingen en bedrijven verdwenen die van belang zijn geweest. In de praktijk komt dat neer op het doorvlooien van vele jaargangen Gouden Gidsen en hun voorlopers zoals adresboeken en wat dies meer zij om zo te komen tot een totaaloverzicht van wat er in de gemeente aan particuliere activiteiten is geweest. Aan de hand daarvan kun je dan komen tot een lijst van archiefvormers. Voor je op dat niveau bent aangekomen heb je al een hele weg bewandeld.
Als je dan zo´n lijst hebt komt het er op aan om te bepalen welke van die archieven nou de moeite waard zijn om in je collectie op te nemen. Dat doen ze in Heerlen op basis van puntentelling. Vier criteria spelen daarbij een rol:
Voor de subcategorie:
1. Mate van impact/invloed van instelligen uit die betreffende subcategorie op maatschappij.
2. Mate waarin de activiteiten van instelling sporen nalaat in het archief.

Voor de archiefvormer:
1. Mate van impact/invloed van instelling binnen diens betreffende subcategorie.
2. Mate van risico van verlies van archief/gegevens indien niet tot verwerving wordt overgegaan.

Dit levert een getal op op basis waarvan je kunt bepalen welk belang een archief heeft en de noodzaak om al dan niet op korte of langere termijn actie te ondernemen.  Heb je dat bepaald, dan zul je moeten gaan netwerken. De betreffende mensen (bestuurders, secretarissen, ondernemers etc.) gaan benaderen of ze mee willen werken aan dit plan. Of ze willen voldoen aan de voorwaarden.

Conclusie: het is een gedegen onderzoek en Geert Luykx heeft heel helder gemaakt waarom het zo verdomde lastig is om een goed acquisitieplan te maken dat succes heeft. Er zijn zoveel factoren die een rol spelen waarbij tijd één van de belangrijkste is. In de tijd dat je bezig bent om dit soort van acquisitieprofielen op te stellen verlies je tegelijkertijd waardevolle tijd. Maar dat kan nou eenmaal niet anders.

Wat ik zo goed en helder vond in deze aanpak was het duidelijk maken van keuzes. Archivarissen zijn nog veel te veel geneigd om archief te accepteren onder het adagium: weggooien kan altijd nog. Dat laatste gebeurt echter te weinig en wordt pas actueel als er b.v. ruimtegebrek ontstaat. Het is beter om een heldere boodschap te communiceren: wij willen deze collectie wel/niet om de volgende redenen.

Een van de aanwezigen tijdens de presentatie betoogde dat ruimtegebrek geen reden mocht zijn om archieven te weigeren dan wel extra kritisch te worden op wat er al in je depot staat. Je moet dan als archiefinstelling op zoek gaan naar meer ruimte. Ik denk dat daar niemand mee gediend is.

Een archivaris moet vooral goed zijn in het weggooien van archieven. Het weigeren van archieven en collecties. Kunnen en durven selecteren is de belangrijkste kwaliteit van een archivaris. Niet het klakkeloos opslaan van allerlei niet ter zake doende informatie.
We zullen ook moeten accepteren dat er informatie verloren gaat. Zoals dat al eeuwen het geval is. Ook in het digitale tijdperk zullen we niet alles kunnen en willen bewaren. Kiezen is niet altijd makkelijk. De methode van Heerlen is daarbij een goed hulpmiddel hoewel ik betwijfel of wij in Tilburg in staat zijn om het plan zo ver uit te werken.

Geert Luykx - Planmatige acquisitie

View more presentations from KVANdagen.